?הקמת מאגר יועצים אפקטיבי – איך עושים זאת נכון

כידוע עפ”י הנחיות חוזר מנכ”ל משרד הפנים 8/2016 וסיכום המשנה ליועץ המשפטי לממשלה, החל מ– 1 בינואר 2018 נדרשת כל רשות מקומית בישראל, להחזיק מאגר שהוכן מבעוד מועד ובו רשימת מציעים במגוון תחומים אליהם ניתן לפנות כדי להתקשר עימם ללא מכרז “לביצוע עבודה מקצועית הדורשת ידע ומומחיות מיוחדים או יחסי אמון מיוחדים כגון עבודות תכנון, פיקוח, מדידה, שמאות, ייעוץ וכיוצא באלה (תקנה 3(8) לתקנות העיריות.

כלומר, מעתה על כל רשות מקומית שאינה מעוניינת לפרסם מכרז בכל פעם שתיזקק ליועץ – להקים מבעוד מועד מאגר יועצים מתוכו תבחר את היועץ עמו תרצה להתקשר בעתיד.

הדרך בה רשויות מקומיות רבות בחרו להתמודד עם הנוהל החדש היתה לצאת בפרסום פומבי אל יועצים ולהזמין אותם להגיש לרשות הצעה להצטרף למאגר, על גבי טפסים שהוכנו מבעוד מועד ובהם תיאור המקצועות הנדרשים והדרישות מכל אחד מהם בקשה.

היועצים נדרשו בד"כ להגיש את ההצעה לתיבת המכרזים העירונית.

תוך זמן קצר הסתבר לרשויות שעבדו כך שמדובר בשיטה לא יעילה כיוון שאין היא מייצרת מאגר יועצים אלא אוסף של מסמכים המוגשים באופן לא אחוד לרשות שמהם צריך לבנות מאגר…

כעת על הרשות המקומית להשקיע עשרות ואולי מאות שעות עבודה בארגון החומרים שהגיעו, בבדיקתם, בהכנה ידנית של רשימות וכו' – משימה מסובכת ויקרה.

כל זאת ועוד. כדי שהשימוש בחומר שנאסף יהיה אפקטיבי נדרש לארגנו במטריצה. על מנת לבצע זאת נדרש לאתר את הנתונים הספציפיים ששלח כל מועמד על העסק שלו ולהקלידם בקפדנות, ככל הניתן, לתוך מערכת צד…

זוהי שיטה לא יעילה שבמקום לשפר תהליך קיים מקשה ומייצרת עבודה רבה בתהליך חדש.

הפתרון שלנו

כמענה לצורך, פיתחנו פתרון מקורי המבוסס על מערכת ניהול מודרנית תוך שימוש במתודולוגיה מקורית.

המערכת שמותאמת לצרכי הרשות המקומית, מאפשרת ליועצים להגיש באופן עצמאי מול אפליקציה נוחה, מועמדות להיכלל במאגר יועצים שמקימה רשות מקומית.

התהליך המוצע דיגיטלי באופן מלא. במהלכו נבנה באופן אוטומטי מסד נתונים שיטתי המכיל את כל הפרטים המזהים של המועמדים ואת כל המסמכים שצרפו, בהתאם לתנאי הסף שקבעה הרשות המקומית לכל מקצוע ומקצוע.

למערכת מודול ניהול נוח המאפשר לבדוק את שלמות והתאמת החומרים שהגיש כל מועמד – לדרישות הסף שהוגדרו ומאפשר בנוסף לתקשר עמו ככל שיש צורך בהבהרות ובתיקון מסמכים. המערכת מאפשרת  בתהליך סדור לאשר את הנרשמים שעמדו בתנאי הסף ואף להודיע להם על כך דיגיטלית.

המערכת מאפשרת איתור נוח של יועצים מתוך המאגר לפי מגוון של מאפיינים.

למערכת מודול המאפשר פניה דיגיטלית ליועצים מאושרים כדי שיגישו הצעה בנושאים שעל הפרק ומודול קליטה והשוואה של הצעות יועצים.

אנו ממליצים לרשויות מקומיות המעוניינות לבנות מאגר יועצים, לא לפעול בדרך הקשה והלא יעילה ולבקש מיועצים להגיש מסמכים לתיבת מכרזים אלא להעמיד לנושא פתרון דיגיטלי מתאים.

מערכת מאגר יועצים דיגיטלי חכם שפותחה על ידנו, הושקה בתחילת 2018, מבצעית ופועלת בהצלחה רבה בערים, במועצות, במועצות אזוריות וכן במגזר הממשלתי.

לפרטים נוספים ולתיאום פגישה – אנא פנו אלינו  באמצעות כפתור קישור זה.

כתוב תגובה

Skip to content